Standesamtsregister in Deutschland: Schutzfristen und der Weg ins Archiv
Standesamtsregister in Deutschland unterliegen gesetzlichen Schutzfristen. Diese bestimmen, wer wann Einsicht in die Einträge nehmen darf. Für die Familienforschung ist dieses Wissen von praktischem Nutzen, denn davon hängt ab, ob eine Abschrift beim Amt bestellt oder im Archiv gesucht werden muss. Seit wann es solche Register gibt und wie eine Urkunde in die Bestände eines Archivs gelangt, wird im Folgenden Schritt für Schritt erklärt.
Seit wann gibt es Standesamtsregister?
Im gesamten Deutschen Reich führen die Standesämter seit dem 1. Januar 1876 Register, in Preußen bereits seit 1874. Die Register umfassen Geburtsurkunden, Heiratsurkunden und Sterbeurkunden. Für jede dieser Urkundenarten gelten eigene Zugangsregeln.
Ältere Einträge aus der Zeit vor 1876 stehen in den Kirchenbüchern und nicht in den Zivilregistern. Wer nach Vorfahren aus früheren Generationen sucht, muss deshalb an anderer Stelle suchen. Diese Trennung sollte bereits zu Beginn der Forschung berücksichtigt werden.
Welche Schutzfristen sieht das Gesetz vor?
Das Personenstandsgesetz legt drei Schutzfristen fest. Für Geburtseinträge beträgt die Frist 110 Jahre, für Eheeinträge 80 Jahre und für Sterbeeinträge 30 Jahre. Wegen dieses großen Unterschieds ist ein Sterbeeintrag oft deutlich früher zugänglich als der Geburtseintrag derselben Person.
Die Stichtage verschieben sich jedes Jahr. Ein Register, das im vergangenen Jahr noch gesperrt war, kann im laufenden Jahr bereits zugänglich sein. Vor der Antragstellung sollte deshalb der aktuelle Stand beim zuständigen Archiv oder Amt geprüft werden.
Wie gelangen die Register ins Archiv?
Nach Ablauf der Schutzfristen werden die Register den öffentlichen Archiven angeboten. Erst dann stehen die Standesamtsregister als Forschungsmaterial zur Verfügung. Für ältere Einträge ist daher das Staatsarchiv oder ein anderes öffentliches Archiv die richtige Anlaufstelle. Das Amt, das das Register ursprünglich geführt hat, ist dann nicht mehr die Hauptquelle. Bei der Planung der Suche ist diese Unterscheidung wichtig, da je nach Abschnitt ein anderer Ansprechpartner zuständig ist.
Wer kann vor Ablauf der Frist eine Abschrift beantragen?
Einträge, die noch der Schutzfrist unterliegen, sind nicht ausnahmslos für alle gesperrt. Nach Ablauf der Frist ist das Archiv die richtige Anlaufstelle. Solange ein Eintrag noch geschützt ist, können Personen eine Abschrift erhalten, die ein berechtigtes Interesse nachweisen, etwa für die Familienforschung, oder nahe Angehörige sind. Einzelheiten zum Antrag lassen sich beim zuständigen Standesamt oder Archiv erfragen.
Für eine Abschrift fallen in der Regel Gebühren an. Der Leistungsumfang und die Höhe der Kosten hängen vom jeweiligen Amt oder Archiv ab. Es empfiehlt sich, die Bedingungen bereits vor dem Absenden des Schreibens zu erfragen.
Zusammenfassung
Der Zugang zu den Standesamtsregistern hängt von der Art des Eintrags und vom Ablauf der jeweiligen Frist ab. Diese beträgt 110 Jahre für Geburten, 80 Jahre für Eheschließungen und 30 Jahre für Sterbefälle. Nach Ablauf der Fristen gehen die Register an die Archive. Zuvor können Personen mit berechtigtem Interesse sowie nahe Angehörige eine Abschrift erhalten. Da sich die Stichtage jedes Jahr verschieben, sollte jede Suche mit einer Prüfung des aktuellen Stands beim zuständigen Amt oder Archiv beginnen.